Hm, vilka krav har vi egentligen, vilka är vettiga och viktiga att ha med och vem avgör egentligen det?

Under inköp och upphandling

Att välja, formulera, prioritera behov och krav

Ni gör en upphandling då och då, leverantörerna svarar på många. Ett tidskrävande jobb där kravställningarna har varierande kvalitet och tydlighet. Hur ser en bra kravställning ut enligt branschen? Leverantörerna har tolkningsföreträde i en upphandling, så hur tolkas egentligen det ni formulerar? Hur kravställer ni för att säkerställa interoperabilitet, att ni äger och kan flytta data? Hur ser en vettig utvärderingsmodell ut? Hur minskas risken för överklagan? Hur ska avtalen se ut för att skapa balans?

En kravställning bygger på hur avtalen ser ut och bör alltid börja med en informationssäkerhetsklassning. Vilken sorts information är det som ska hanteras, vilka krav finns på den?

Tio saker att tänka på under inköp

1. Beskriv behoven. Istället för att lista krav på specifik funktionalitet, kan man beskriva behoven utifrån situation, beteende och även motivation hos olika användare för att sedan be leverantör förklara på vilket sätt systemet stöttar.

2. Dela upp kraven i upphandlingsunderlaget i ska och bör efter era verkliga behov. Utgå från en informationssäkerhetsklassning för att få med generiska ska-krav kopplat till säkerhet. Arbeta med viktningen av bör-kraven för att visa vilka bör-krav som är mer prioriterade än andra. Fundera också igenom och beskriv vilka utbildnings- och kompetenshöjande insatser ni vill arbeta med tillsammans med leverantören.

3. Ta fram en realistisk kravställning. Var tydlig med omfattning och volym. Undvik detaljstyrning via kraven. Se över om ska-kraven är i proportion till behovet. Antalet ska-krav påverkar antal leverantörer som kan svara på anbudet. Ju fler krav desto färre leverantörer, vilket kan leda till högre priser.

4. Säkerställ krav på interoperabilitet.

5. Välj lämplig utvärderingsmodell så att ni verkligen får det ni vill ha, som uppfyller syftet med upphandlingen. Prioritera och vikta kostnad, kvalitet, tid. Fundera igenom er beräkningsmodell, igen utifrån syfte och upphandlingstyp. Modellen kan bli avgörande.

6. Kravställ relationen mellan kund och leverantör och hur den ska fungera, definiera ansvaren och förväntningarna på varandra.

7. Alla leverantörer har bra kompisar. Om ni vill använda referenser i upphandlingen, gör det som kvalificeringskrav, inte i utvärderingen. Men tänk på att krav på referenser kan försvåra för nyetablerade företag och hindra dem från att svara på upphandlingen.

8. Testkör. Ha med genomförandescenarion/test/demo/utvärdering av tjänsten som en obligatorisk del i inköps- och upphandlingsprocessen. På så sätt kan ni testköra och säkerställa att anbudet är vad som beskrivs. Tänk på att utvärdera och testa utifrån de olika användarrollerna som kommer finnas (elev, vårdnadshavare, pedagoger, skolledare, administratörer m.fl.)

9. Be leverantörerna att presentera sina anbud för att undvika missförstånd och tolkningar. Verifiera och kontrollera anbudet ordentligt.

10. Ha balanserade avtal. Utgå från standardavtal som finns med huvudavtal, PuB-avtal, SLA. Diskutera igenom vad som skulle vara skäl för avtalsbrott för er del, vilka är de viktiga parametrar att uppfylla initialt osv.

Konkret stöd i arbetet

Edtechkartan

Edtechkartan beskriver områden och processer och visar vilka leverantörer som finns kopplat till dessa. Observera att det är medlemmar i Swedish Edtech Industry som är representerade på kartan.

Att köpa edtech – olika inköpsförfaranden, ord- och begreppslista

Ett dokument där vi listat olika varianter av inköp kopplat till områden och processer i Edtechkartan. Även med resonemang kring olika utvärderingsmodeller, relevanta lagar och förordningar, ord- och begreppslista.

Här hittar du dokumentet!

Interoperabilitet och it-standarder

Ett dokument där vi definierat de olika områdena och processerna som finns i Edtechkartan och till det en lista över olika relevanta standarder och informationsflöden att kravställa.

Här hittar du dokumentet!

Kravställning för interoperabilitet

Nedan ett exempel på hur man kan formulera krav på interoperabilitet, d.v.s. att det går att enkelt överföra information mellan olika it-tjänster, att tjänsterna fungerar tillsammans och kommunicerar sinsemellan utan manuell handpåläggning:

Information och data som importerats, upprättats eller förädlats av beställare ska kunna hanteras och exporteras i enlighet med gällande lagstiftning och dokumenthanteringsplan, samt för vidare bruk i ersättande system.

Export ska göras enligt på marknaden gängse* förekommande standarder och i samråd med beställaren.

Exempel: individuella utvecklingsplaner och omdömen lagras och bevaras på olika sätt hos olika kommuner. Kravställning på export måste stämma överens med befintlig eller planerad dokumenthantering.

*beroende på vad det är som ska kravställas, om t.ex. en standard som SS 12000 är relevant eller inte.

Avtalsmallar att använda

En kravställning bygger på avtalen, som i sin tur ska avspegla och säkerställa att ni får det ni beställt. Här beskrivs relationen mellan leverantör och beställare, hur den kontinuerliga kontakten ska se ut, processer för utvärdering och utveckling, nivåer av service osv.

– PuB-avtal (personuppgiftsbiträdesavtal). Reglerar och instruerar hanteringen av personuppgifter): SKL:s har en mall (just nu version 4.1) att utgå från som branschen står bakom. Om mallen används, men med förändringar, måste det tydligt framgå vilka. Förändringar kan medföra stora konsekvenser för samtliga parter.

– SLA (service level agreement). Reglerar service- och supportnivå. Generellt gäller: ju högre servicenivå, desto högre kostnader och krav både på leverantör och beställares organisation. It- och telekomföretagen har mallar många leverantörer brukar utgå från.

Tips!

Tänk svår och enkel! Det vill säga: försök göra er upphandling svår för leverantörerna att göra fel på, men så enkel som möjligt att svara på utifrån de krav och behov ni har. Ni vill ju ha in många svar så att det ni upphandlar konkurrensutsätts och att ni till slut landar i det som bäst lever upp till era behov. Tänk därför ett varv utifrån leverantörens perspektiv, så att arbetet som leverantören behöver lägga ner på upphandlingen inte är alltför omfattande och att det tydligt framgår vad som krävs i ett anbud. Det kan man till exempel göra genom att bifoga en checklista. I de flesta upphandlingsverktyg finns också funktionalitet för att förhindra att leverantören gör fel, till exempel att man inte kan lämna in ett anbud om man inte har bifogat en sanningsförsäkran.

Tips!

Säkerställ att avtal och kravställning stämmer överens. Kravställningen bygger på avtalen, så om ni kopierar text från andras upphandlingar till er kravställning eller om ni kopierar andras avtal, se till att avtalsvillkoren är tillämpningsbara och att underlagen stämmer överens. Glöm inte heller att det i avtalet ska framgå hur allt ska fungera vid ett avslut, när ni ev. ska byta tjänst framöver (avtala och kravställ för interoperabilitet). Fundera också igenom vilka parametrar som är viktiga för er del när det kommer till avtalsbrott och ev. vite.

Tips!

En detaljstyrning med många ska-krav kan leda till kundspecifika anpassningar, vilket i sin tur kan bli en dyrare lösning. Säkerställ att ni är överens om behoven och vilka ska-krav som verkligen behövs och vilka som är bör-krav som kan viktas utifrån såväl kvalitet som hur prioriterat behovet är i förhållande till pris, tid osv

Läs mer

– Processen för LOU (Upphandlingsmyndigheten) – länk

– Funktionskrav i upphandling (Upphandlingsmyndigheten) – länk

– Utvärderingsmodeller (Upphandlingsmyndigheten) – länk

Informationssäkerhet:

– Stöd för systematiskt informationssäkerhetsarbete i organisationer (MSB) – länk

– KLASSA (verktyg från SKL) som genererar upphandlingskrav samt handlingsplan för förvaltning – länk

Dataskyddsförordningen – hantering av personuppgifter

– Datainspektionen – länk

– SKL:s 10 informationsinsatser inklusive specialområde skola – länk

Avtalsmallar och vägledningar

– Molntjänster (vägledning SKL) – länk

– Mall PuB-avtal (SKL) – länk

– Avtalsmallar (It- och telekomföretagen) – länk

Synpunkter

Har du frågor eller funderingar gällande materialet, kanske tips på bra hänvisningar o.s.v.?
Hör gärna av dig till oss via länken här!