Standarden SS 12000:2020

Svensk standard, SS 12000:2020 – Gränssnitt för informationsutbyte mellan verksamhetsprocesser i skolan.
En standard framtagen av Svenska institutet för standarder: Informationshantering inom utbildningssektorn (SIS TK450) och som kan läsas kostnadsfritt (länk här).

SS 12000:2020 är en omfattande standard som spänner över flera informationsområden i skolan (skoladministration, betygshantering, schemaläggning, närvarohantering och tjänstefördelning). Det här stödmaterialet är framtaget av Swedish Edtech Industry för att underlätta kravställning och implementering av standarden. Materialet vänder sig primärt till dig som är beställare av digitala tjänster och produkter till utbildningsväsendet (upphandlare, huvudman, it-resurs, it-avdelning) men också till leverantörer. Stödmaterialet finns även som pdf här.

Samlad information från SIS TK450 om SS 12000:2020 finns här.

Kort introduktionsfilm om SS 12000:2020

Vad

En överenskommelse för interoperabilitet

Den tekniska standarden SS 12000:2020 är en överenskommelse om hur olika it-system ska kommunicera med varandra. Hur data ska överföras från ett system till ett annat. Inte vilken data, men på vilket sätt och hur den ser ut.

Standarden har så att säga tagit fram ett enhetligt språk för kommunikation mellan systemen. Ett språk utan dialekter, d.v.s. utan systemspecifika tolkningar och lösningar.

Inom och mellan myndigheter

Standarden gäller kommunikation såväl mellan system inom en myndighet/huvudman som mellan dem. Den utgår från skolans olika processer och innehåller informationsmodeller och exemplifierande scenarier för att underlätta beställning och implementation.

Det handlar om grundläggande informationsflöden till och från olika system. Med grundläggande menas information kopplat till de olika processerna med fokus på det administrativa, men till viss del även det pedagogiska.

Standarden definierar modeller och datatyper för hur datum, namn, grupper etc. ska se ut, men inte hur ett pedagogiskt innehåll ser ut och paketeras.

Nationell standard i internationellt sammanhang

Standarden följer nyare teknik i och med ett skifte från SCIM till OpenAPI (läs mer under avsnittet Vägval teknisk implementation). Det är också i linje med det internationella arbete som pågår.

Standarden är och behöver vara nationell såtillvida att den bygger på de processer och informationsområden som finns inom svenskt utbildningsväsende. Dessa processer är dock liknande i andra länder och det är inte omöjligt att SS 12000:2020 kommer ligga till grund för en nordisk och eventuellt europeisk överenskommelse framöver.

Varför

Enhetligt, enkelt, effektivt

Målet med standarden är att försöka hålla kommunikationen mellan systemen så okomplicerad som möjligt, vilket leder till att det blir enklare att byta ut och lägga till system.

Okomplicerad eftersom det inte finns olika sätt för systemen att kommunicera på – det är likadant, följer samma mönster och teknik. Så är det inte idag. Genom att jobba för enhetlighet, blir arbetet enklare och mer effektivt och därmed mindre kostsamt i längden.

Enklare integrationer

Denna enhetlighet, som ett gemensamt språk för kommunikation mellan it-system innebär, gör att det blir enklare att sätta upp integrationer mellan dem.

Inför varje integration beslutas vilken data som ska föras över, men sättet det ska göras på, formatet och hur datatyperna ser ut, är redan överenskommet. Effekten av det blir bland annat integrationer som är lättare att underhålla.

Ökad datakvalitet

En annan effekt är att när formatet för data ser likadan ut när den ska synkroniseras mellan systemen blir datakvaliteten högre.

Igen – det sker en överenskommelse om vilken data som ska föras över, men formatet för hur den ser ut är redan bestämd. Risken för handhavandefel, att data matas in på olika sätt i de olika systemen minskar.

Formatet för data ser likadan ut vid överföring, manuella justeringar och dubbelregistrering undviks. Kvaliteten på data ökar.

Hur

Definierar hur data ska kommuniceras

Standarden har identifierat informationsområden som kommuniceras inom och mellan flera av skolans processer och därmed mellan flertalet olika it-system. Kopplat till informationsområdena – processerna – finns ett flertal informationsmodeller/datatyper beskrivna. Hur dessa datatyper ska se ut definieras alltså i standarden.

För att konkretisera hur standarden kan tillämpas, innehåller den även exempel på scenarier att utgå från i en kravställning, för att underlätta och öka förståelsen för vilka olika delar som kan vara relevanta att implementera.

Standarden är så pass omfattande att det kommer vara aktuellt att kravställa delar av den utifrån var i det digitala ekosystemet man är och vilken process det gäller.

Se längre ner för att se vilka informationsområden, informationsmodeller, datatyper och scenarier som ingår i standarden.

Hämta respektive lämna information

SS 12000:2020 bygger primärt på principen att information ska hämtas från ett system och inte lämnas, vilket hittills varit det vanligaste. Om system A är konsument av data, d.v.s. behöver information från system B, ska system A hämta informationen.

Om en myndighet behöver information, ska myndigheten hämta den från huvudmannens system som är producent av data, istället för att begära att den lämnas i endera formatet. Producenten beslutar vilken data som ska lämnas ut och till vilket system. Mottagande system, konsumenten, får tillåtelse att hämta data genom en kod/en nyckel.

Det här sättet skapar möjlighet att kontrollera flödet av data, där huvudman har ägarskap och kontroll av data och kan arbeta i enlighet med dataskyddsförordningen genom att filtrera vad man ger tillgång till istället för att välja vad, när, hur och till vem man skickar data via olika integrationer eller t.o.m. i excel- och csv.filer.

Här får huvudman som producent av data bättre kontroll och kan avgöra vilken data en eventuell konsument ska få tillåtelse att hämta. Det förutsätter, precis som tidigare, att det finns städade register och tydliga riktlinjer för hur och var data lagras, hur och när den ska gallras, arkiveras osv. samt så klart även personuppgiftsbiträdesavtal där så krävs.

Vägval teknisk implementation – OpenAPI

För att få till en väl fungerande informationsstruktur har den tekniska implementeringen förändrats jämfört med den tidigare standarden (SS 12000:2018) och använder OpenAPI istället för SCIM. SCIM är gjord för att specificera kontoprovisionering och lämpar sig inte för den mer komplexa modell som beskrivs i SS 12000:2020. OpenAPI är en öppen standard för informationsutbyte och innebär enkelt uttryckt, ökad transparens och ökade möjligheter för fler att utveckla mer.

I praktiken innebär det här att det, på många håll, kommer behöva göras en anpassning av befintliga system och integrationer. Något som kan vara kostsamt i början, men lönar sig i längden när datakvaliteten ökar, administrationen minskar, integrationerna blir lättare att underhålla och det blir enklare att byta ut eller komplettera delar av det digitala ekosystemet. Enklare eftersom det redan från början är överenskommet hur data ska se ut och föras över mellan systemen.

Vägval att göra kan då dels handla om beslut att byta ut befintliga integrationer mot nya baserat på standarden och dels hur mycket man som beställare vill bygga och ansvara för själv och vilka delar man eventuellt vill köpa som en tjänst eller produkt. De här vägvalen påverkas givetvis av den befintliga it-miljön, hur visioner och strategier framåt ser ut, riktlinjer som finns hos huvudman/kommun, budget och kompetens o.s.v.

Prenumerera på förändringar

Metoden att information hämtas istället för lämnas innebär att mottagande system (konsumenten) behöver veta när förändringar sker. Förändringar implementeras genom ett s.k. pubsub-förfarande, där man prenumererar på förändringar. Antingen kan man ha ett realtidssystem för förändringar eller ett som med jämna mellanrum stämmer av (synkroniserar) om förändringar skett.

Mottagande system (konsumenten) har ofta en applikation som hämtar in information till en egen kopia och som konsument vill man konsumera data och då få information om att något har förändrats så att man kan uppdatera.

Det här är ytterligare en skillnad jämfört med tidigare utgåva av standarden (SS 12000:2018), där man skickar ett meddelande om förändring direkt. Nu kan konsumenten istället välja att hämta direkt eller vänta beroende på om man vill hantera förändringarna just där och då eller anpassa efter verksamheten (servicefönster etc.) Man hämtar och lämnar när man önskar.

Konkretiserande exempel

Det digitala ekosystemet inom skola innehåller ofta en mängd olika tjänster och produkter.

Ett exempel:

Huvudman NN har flera olika it-system. System A, B, C, D, E m.fl. för att stödja olika processer i verksamheten och på förvaltningsnivå. Beslut är taget om var grundläggande data ska vara, vilket system som ska vara “master” (system A) och utifrån det utbyts relevant information med system B, C, D, E.

System B hanterar aggregerad och summerande data som t.ex. frånvaro, betyg, resultat på nationella prov och behöver därför information från system C, D, E, som används ute i verksamheten för summativ och formativ bedömning, prov och tester, schema- och närvarohantering osv.

System B har även data andra myndigheter behöver, t.ex. Skolverket, SCB, UHR, CSN. Från flera av systemen skickas även den information som enligt lagar, förordningar och huvudman beslutats ska arkiveras i huvudmannens e-arkiv.

Exempel med SS 12000:2020

Varje informationsflöde (orange pil) innebär alltså en överenskommelse om vilken data som ska överföras, men inte hur för det specificeras i standarden. Varje systemleverantör ansvarar för sina API:er och säkerställer att de är uppdaterade och i linje med standarden.

Beställaren beslutar vilken data som ska hämtas respektive lämnas av de olika systemen. Data överförs enhetligt och i, enligt standarden, överenskommet format.

Att kravställa enligt standarden

Det finns en del beslut och vägval att göra i arbetet med en kravställning för implementation av standarden.

– Definiera och besluta vilka informationsområden som är relevanta för just era processer och det ni ska kravställa.

Ta fram scenarier för just era behov (se exempel längre ner).

– Kartlägg er it-miljö och besluta om hur ni vill att den ska fungera framöver.

Vilka befintliga tjänster, produkter och beroenden finns (AD, metadatakataloger, integrationsmotorer etc).

Finns riktlinjer som styr och vägleder utifrån dataskyddsförordning och informationssäkerhet osv?

– Avgör och besluta om ni ska bygga egna applikationer, integrationer eller köpa av leverantörer som erbjuder integrationsprodukter för SS 12000:2020.

– Besluta vilken data som ska föras över i enlighet med verksamhetens behov, lagar och förordningar.

– Besluta tillsammans med systemleverantörerna om hur prenumeration på förändringar ska gå till.

– Besluta vilka system som är producent resp. konsument av information (dvs avlämnande respektive mottagande system).

Här ska olika systemleverantörer samverka, där ett system har funktion som klient och ett annat som server vilket ställer olika krav på dem utifrån standarden.

Övergripande innehåll i SS 12000:2020: informationsområden, datatyper, scenarier

Källa: SIS, SS 12000:2020 Gränssnitt för informationsutbyte mellan verksamhetsprocesser i skolan

Informationsområden:

– Skoladministration

– Betygshantering

– Schemaläggning

– Närvarohantering

– Tjänstefördelning

Datatyper:

– Organisation
Skolenhet, person, adress, placering etc.

– Grupper
Elevgrupp osv

– Studieinformation
Program, studieplan, kursplan osv

– Aktiviteter

– Kalenderhändelser
Kalenderhändelser, rum etc.

– Vistelseschema
Schema, status, tid osv

– Närvaro
Närvaro, anmäld frånvaro, aggregerad frånvaro

– Betyg
Betyg, gymnasiearbete

Scenarier beskrivna i SS 12000:2020

Att använda som exempel och utgångspunkt vid kravställning

– Underlag för användarroller och behörighet

Användarprovisionering i it-tjänster baserad på tjänsteplanering, elevers klass- och grupplacering osv.

– Underlag för tjänstefördelning

Vilka elevgrupper, lärare, ämnen, kurser etc. som finns för att kopplas samman inför scenario nedan.

– Information om tjänstefördelning och lärares relation till elevgrupper

Att visa och ta del av tjänsteplacering (vem är lärare för vilken klass osv.). Hämta aktuell information. 

– Underlag för registrering av omdömen och betyg

Information för att kunna registrera omdöme och betyg, dvs att det finns kursplansaktiviteter, vilken lärare är ansvarig för vilken elev.

– Underlag för frånvaro på terminsbetyg

Information för att aggregera frånvaro och ha med på terminsbetyg.

– Detaljerad närvaroinformation

Information om samtliga registreringar av närvaro och frånvaro för en elev för överföring från ett system för närvarohantering, t.ex. för analys och/eller för statistiska ändamål.

– Schema för barnomsorg

Vårdnadshavare eller personal registrerar barnets schematider via användargränssnitt i ett system.

Överföring görs sedan till ett annat system där uppföljning av barnens närvaro sker.

Scenariot är aktuellt för både förskola och fritidshem

– Checka in och ut barn samt registrera närvaro på lektion

Identifiering av person som registrerar tidpunkt för närvaro i it-tjänst.

Även koppling till specifik lokal för ankomst och avgång.

– Anmäla ledighet eller frånvaro

Information om beviljad ledighet eller anmäld korttidsfrånvaro överförs från en it-tjänst för inmatning, och i förekommande fall beviljande, till en it-tjänst för närvarohantering.

– Betyg överförs från registrering till lagringssystem

Undervisande lärare registrerar betyg för eleverna i sina undervisningsgrupper. Betygen förs sedan över till en it-tjänst där informationen lagras.

Den avlämnande it-tjänsten hanterar normalt endast inmatningen av betyg, medan den mottagande it-tjänsten ansvarar för allt annat (betygskataloger, utskrift av betygsdokument, överföring av betyg till myndigheter).

– Schematider i kalender eller som underlag för närvarouppföljning

Schemalagda lektioner som överförs till en it-tjänst för närvarorapportering eller visning av bokade tider.

Schemat kan t.ex. visas i personlig kalender för lärare och elever, i andra typer av scheman, (salsscheman, klasscheman).

Utifrån information om vilka elever som förväntas delta på varje lektionstillfälle kan också rapportering av frånvaro göras.

– Visning av studieplan för elev

Elevers individuella studieplaner registreras i en it-tjänst och visas grafiskt för elever och vårdnadshavare i en annan it-tjänst.

För att visa upp det som ska finnas med används både information som lagras för varje elev och allmän information om program och kursplaner.

– Studieplan som underlag för betygsutskrift

Information om alla kurser och ämnen en eleven ska få betyg i.

Denna information i kombination med uppgifter om elevens inskrivning och registrerade betyg ger underlag för utskrift av betygsdokument.

– Elevers inskrivning

Att visa och ta del av var elever är inskrivna på vilka skolor, klasser och grupper. Hämta aktuell information. 

– Placering inom barnomsorg

Vårdnadshavare ansöker och beviljas barnomsorg. Placering av barnet på en enhet görs.

Vid placeringen noteras eventuell maxtid för barnet och vilken grund för placering som gäller.

Uppgifter om placering kan överföras från det system där placeringen hanteras till ett system där barnets schema och närvaro hanteras.

– Kontaktuppgifter för personer

Information om adress, telefonnummer, e-postadress och användaridentifierare med format av en e-postadress.

– Underlag för planering av undervisning

Information om aktiviteter och schemahändelser används som underlag för planering.

Information om kursplan och schematillfällen för att planera lektioner.

– Underlag för mentoraktiviteter

Information om mentorsgrupper och tjänstgöring kopplat till dessa så att mentor kan dokumentera aktiviteter gällande sina elever.

Exempel på tillämpning utifrån scenarier:

Scenarierna är ett stöd för att tolka och använda standarden i en kravställning, inte att använda som direkta krav. Ni behöver kravställa att leverantören tillhandahåller datatyper, har stöd för utbyte av datatyper inom, för er, relevanta områden. Här kan scenarierna hjälpa, men det kan också vara att ni har andra scenarier utifrån era behov och processer.

Ex. 1:  Ni vill läsa in lärare och elever kopplade i klasser och grupper i en it-tjänst.

Då kan ni använda er av följande scenarier:

– Underlag för användarroller och behörighet

– Information om tjänstefördelning och lärares relation till elevgrupper

– Elevers inskrivning

Ex. 2: Ni vill att underlag för bedömning och betygsättning aggregeras i en viss it-tjänst.

Då kan ni använda er av följande scenarier:

– Underlag för användarroller och behörighet

– Underlag för registrering av omdömen och betyg

– Betyg överförs från registrering till lagringssystem

Ex. 3: Ni ska investera i it-tjänst som ska hantera schema, frånvaro/närvaro samt tjänste- och resursfördelning.

Då kan ni använda er av följande scenarier:

– Underlag för användarroller och behörighet

– Underlag för tjänstefördelning

– Information om tjänstefördelning och lärares relation till elevgrupper

– Underlag för frånvaro på terminsbetyg

– Detaljerad närvaroinformation

– Schema för barnomsorg

– Checka in och ut barn samt registrera närvaro på lektion

– Anmäla ledighet eller frånvaro

– Schematider i kalender eller som underlag för närvarouppföljning

Ytterligare stöd i arbetet

SS 12000:2020 relevans 

Som stöd för att tydliggöra var i det digitala ekosystemet SS 12000:2020 har relevans, finns de olika scenarierna listade i förhållande till Edtechkartans olika områden och processer, där i sin tur olika leverantörer finns taggade.

Här hittas listningen med it-standarder, specifikationer med en specifik flik för SS 12000:2020 scenarierna.  (under Stöd i arbetet: en lista med standarder).

Avsiktsförklaring

Swedish Edtech Industry har etiska riklinjer och principer för en fri och sund marknad som man som medlemsbolag följer. Det finns också en specifik avsiktsförklaring gällande SS 12000:2020 där ambitionerna för samverkan, integrationer, interoperabilitet, beställning och kravuppfyllnad är överenskomna. Ett medlemskap i Swedish Edtech Industry innebär att man som leverantör efterföljer avsiktsförklaringen och är således en kvalitetsstämpel. 

Ta del av avsiktsförklaringen här.