Fem vanliga misstag i arbetet

Nedan några vanliga misstag som görs i samband med inköp och upphandling av skolans digitala ekosystem och vad man kan tänka på för att undvika dem. Ytterligare konkreta tips finns på de olika sidorna här i vårt inköps- och upphandlingsstöd.

1. Eldsjälsdrivet utan förvaltning

Ni är klara med inköpsprocessen och det vardagliga användandet tar vid, men då finns vare sig resurser eller en organisation som kan ta hand om it-tjänsten ni investerat i. Riktlinjer och stöd saknas, användarna vet inte hur de ska göra, utvärdering och utveckling blir inte av och it-tjänsten fungerar inte så som ni har tänkt.

Utan tydliga, dokumenterade planer för en fortsatt organisation och förvaltning framåt, riskerar ni att investera i edtech som inte används, utvärderas, utvecklas eller för den delen avvecklas och som i värsta fall inte är säkra att använda (dataförluster, incidenter osv). Ni är inte klara när inköp och införande är över, det behövs förvaltning framåt – så planera för hela livscykeln och se till att ha en långsiktig, personoberoende förvaltning av edtechtjänsterna och produkterna ni investerar i.

2. Ärvda kravställningar som inte fungerar med era behov

När ni väl är igång och ska införa it-tjänsten ni har köpt, visar det sig att det ni får inte passar in hos er verksamhet. Dessutom visar det sig att ert SLA (avtal som reglerar support och service) inte täcker de krav ni har på it-tjänsten eftersom avtalet egentligen är avsett för en annan sorts it-tjänst.

Ovan är lätt hänt när ni ärver kravställningar. Ni klipp och klistrar från olika underlag, vilket absolut är effektivt och smart. Helt rätt att “glo och sno”, men ni måste säkerställa att allting håller samman. Avtalen speglar kravställningen, så se till att det ni kravställer stämmer med det er verksamhet behöver, att det fungerar i er it-miljö, att kraven ni har på tjänsten regleras i avtalen osv.

3. Felaktig hantering av personuppgifter

När it-tjänsten ska införas och börja användas, visar det sig att ni inte kan eller får ha den information ni tänkt i tjänsten, eftersom den innehåller personuppgifter och ett PuB-avtal saknas.

När man ska investera i en ny tjänst är det alltid viktigt att börja i informationssäkerhetsarbetet – att definiera vilken information som kommer hanteras, vilka krav verksamheten har och vilka lagkrav som finns. Hanteras personuppgifter i tjänsten, behövs ett PuB-avtal (som bl.a. innehåller viktiga instruktioner till personuppgiftsbiträdet), hanteringen ska in i huvudmannens registerförteckning o.s.v.

4. Tjänsten fungerar inte i ert digitala ekosystem

Det visar sig att it-tjänsten ni köpt, inte fungerar tillsammans med övriga i ert digitala ekosystem. Data går inte att föra över mellan era olika it-tjänster utan omständlig manuell hantering. Kostnader för integrationer och migrering av data från gammalt till nytt system skenar iväg.

Här är det viktigt att innan kravställning se över både det avtal ni har med eventuell befintlig leverantör och sedan kravställa för interoperabilitet, bl.a. med hjälp av de it-standarder som finns och kommer inom kort (SS 12000 version 2).

5. Fast i gamla it-system i gamla miljöer

Nöjda med det ni köpt, tjänsten fungerar bra, men integrationerna fungerar inte utan en hel del handpåläggning. Ni har också fortsatt manuell användarhantering, men ni är en så pass liten organisation att det fungerar okej även om det inte känns helt säkert. Däremot kan ni inte längre bygga på med ytterligare nya tjänster och supporten på de äldre försvinner allt eftersom.

Språnget från “gammel-it” till modern teknik kan vara kostsam, såväl när det gäller de hårda, tekniska delarna som de mjukare (användare som är vana, rutiner och riktlinjer som behöver ändras, nya arbetssätt och metoder osv.) så ni väljer att fortsätta bygga ert digitala ekosystem på äldre teknik. Kanske sparar ni tid och pengar kortsiktigt, men i förlängningen blir det kostsamt på flera olika sätt. Kravställ modern teknik, för interoperabilitet.

Undvik misstag!

Ta del av saker att tänka på inför, under och efter upphandling, konkreta tips samt dokument med inköpsalterantiv, ord- och begreppslistor, it-standarder mappade till olika områden och processer.

Börja här!

Synpunkter

Har du frågor eller funderingar gällande materialet, kanske tips på bra hänvisningar o.s.v.?
Hör gärna av dig till oss via länken här!