Bra att ta reda på i början av inköp- och upphandlingsprocessen!

Nedan några av de saker (i bokstavsordning, inte rangordning) som är bra att ta reda på innan inköps- och upphandlingsprocessen drar igång, när ni börjat fundera på att komplettera eller byta ut hela eller delar av skolans digitala ekosystem, dels för att det påverkar kravställningen och dels för att slippa (tråkiga) överraskningar längre fram. Mer konkreta tips och rekommendationer rörande punkterna nedan, finns på övriga sidor av materialet.

Avtal

Här gäller det att ha koll på vilka avtal som kanske redan finns kopplat till planerat inköp, oavsett om det gäller ett enstaka läromedel på en enskild skola eller övergripande skoladministrativa system. Helt enkelt om, och i så fall hur, du får göra inköp. Gäller LOU (Lagen om offentlig upphandling), är ni avropsberättigade på något ramavtal? Finns det befintliga avtal som ni kan använda för inköp?

Sen handlar det om hur avtalet med just den tilltänkta leverantören ska se ut för att skapa ett balanserat innehåll för båda parter. Vilka delar behövs, vilka bilagor, vilka nivåer av service, tillgänglighet o.s.v. Finns det standardavtal att luta sig mot? Har ni kanske egna standardavtal som primärt ska användas för huvudavtal, PuB-avtal osv?

Behov

Vilka är behoven, varför behövs en ny tjänst eller produkt och vad förväntas den leda till? Effekter, nyttor, mål. Viktigt inför inköp och kanske ännu viktigare efter – för uppföljning, utvärdering, utveckling.

Budget och organisation

Hur enkelt, komplicerat eller komplext tror ni att det ni behöver är och utifrån det, vilken budget finns för inköp, införande och förvaltning? Vilken organisation har ni för arbetet nu och under hela avtalsperioden? Vilka tilltänkta användare behöver involveras i arbetet – elever, vårdnadshavare, pedagoger, administratörer…?

Informationssäkerhet

Vilken sorts information är det som kommer finnas och hanteras i tjänsten/tjänsterna och vilka krav finns? Här handlar det både om verksamhetskrav och lagkrav, vilka påverkar hur tjänsten riggas och används. Ni behöver göra en värdering (klassning) av informationen, vilket i princip innebär att avgöra hur pass skyddsvärdig den är – om det är verksamhetskritisk information som hanteras, hur viktigt det är att den alltid är korrekt, tillgänglig, skyddas från spridning o.s.v.

Infrastruktur och it-miljö

Hur ser er infrastruktur och it-miljö ut idag, hur vill ni att den ska se ut framåt och hur passar det ni ska köpa in? Här är det viktigt att tänka på att det kanske inte enbart handlar om en enskild skolas infrastruktur, utan även om hela kommunens/huvudmannens.

Samarbete

Av ovanstående punkter kan man konstatera att det egentligen inte går att göra inköp helt på egen hand – olika roller och kompetenser behövs. Givetvis är det beroende på vad som ska köpas in, men armkrok behövs mellan arbetslag, mellan skolor, mellan ledning, förvaltningar, it, leverantörer etc. Och i denna armkrok behövs förståelse och respekt för varandras vardag, arbetsuppgifter, kunskap. En självklarhet kan tyckas, men likväl något som är svårt.

Så fundera på vilka olika roller och därmed personer runt om på din arbetsplats och organisation som behöver involveras, tillfrågas och konsulteras i inköpsprocessen.

Psst – allt börjar egentligen efter inköp

Ja, allt börjar egentligen när allt är inköpt, infört och igång. I uppföljning, analys, planering och genomförande – ni känner säkert igen det, klassiskt systematiskt arbete. Plan-do-check-act. Effektkedjor och verksamhetslogik. Om ni inte arbetar systematiskt med uppföljning och utvärdering av nuläge, av de tjänster och produkter som används idag, är vägen längre till framtida inköp. Att systematiskt följa upp och utvärdera användning, smarta mål och önskade effekter låter kanske självklart, men är ofta något som tappas bort. Efter en lång inköpsprocess med införande är det lätt hänt att sätta ”check på den” tills nästa gång det är dags, när avtalet går ut eller det börjar knorras i leden av andra anledningar.

Så ett av de viktigaste råden är: säkerställ en organisation för förvaltning och ett systematiskt utvärderings- och uppföljningsarbete. För kontinuerlig dialog med leverantören, säkerställ och analysera användarstatistik, ta fram återkommande frågor och följ upp utifrån era mätbara mål. Fråga inte om sådant ni inte planerar att följa upp. Tydliggör att utvärdering och uppföljning är grunden för utveckling av befintliga tjänster och produkter, men också för framtida inköp. Se till att dokumentera, ha systemförvaltningsplaner där det är relevant, säkerställ att inköp och förvaltning av inköpen inte är personberoende. Låter kanske trist och tidskrävande, men desto viktigare för att skapa en effektiv inköpscykel.

Läs mer

– Processen för LOU (Upphandlingsmyndigheten) – länk

– Upphandla för utveckling (bok av Kristina Björn) – kan köpas här.

Om arbete med innovation, verksamhetslogik och effektkedjor:

– Innovationsguiden (SKL) – länk

– Verksamhetslogik (Ekonomistyrningsverket) – länk

– Effektkedjan – ur Leda digitalisering, steg 3 (Skolverket) – länk

Synpunkter

Har du frågor eller funderingar gällande materialet, kanske tips på bra hänvisningar o.s.v.?
Hör gärna av dig till oss via länken här!