Det digitala ekosystemet – stöd i beredskapsplaneringen inför kommande läsår

Vi står inför en fortsatt osäker höst, med risk för hög sjukfrånvaro, lokalbrist och ett smittläge i samhället som kan förändras och påverka hur skolorna kan bedriva sin undervisning. Att ha beredskap och planera för olika tänkbara scenarier är viktigt både långsiktigt och kortsiktigt. Digitala verktyg spelar en central roll, både i hur de kan stötta i själva beredskapsarbetet som i hur de kan och bör användas såväl i ett normalläge som när omställning till mer undervisning online behövs. Eftersom de spelar en central roll, är det också viktigt med beredskapsplaner om de skulle bli otillgängliga.

Generellt handlar planeringen i mångt och mycket om att fortsätta arbete i linje med målen i den nationella digitaliseringsstrategin för skolväsendet – att säkerställa likvärdig tillgång genom ett bra digitalt ekosystem av olika ändamålsenliga tjänster, personalens kompetens att använda resurserna osv. 

Målgrupp för materialet är främst huvudman, skolledare, it-resurs* att använda som stöd och som underlag i dialog med t.ex. leverantörer, it-avdelning, jurister, informationssäkerhetsansvariga m.fl.

*it-resurs = systemförvaltare, administratörer, ikt-pedagoger m.fl.

Version att ladda ner:
Beredskapsplanering digitala ekosystemet – stödmaterial pdf v 1.0

Exempel på scenarier att planera utifrån

En öppen skola, med beredskap för förändrat läge och en ökad undervisning online:

– Omställning från öppna till delvis öppna skolor med viss undervisning online

– Omställning från öppna till helt stängda skolor med undervisning online

– Omställning med anledning av hög andel frånvarande personal (pedagogisk personal, skolledning, övrig personal)

– Omställning med anledning av en hög andel frånvarande elever (när och hur ska undervisning erbjudas online

Specifikt för det digitala ekosystemet:

Beredskap om kritiska digitala resurser är otillgängliga

– hårdvara
– kommunikations- och administrationsplattformar
– undervisningsnära tjänster
– elevhälsans tjänster

Rubriker att utgå från i beredskapsplaneringen

Det finns olika mallar att utgå från i beredskapsarbetet. Se om mallar och funktionalitet finns i någon av era befintliga digitala tjänster. Kanske finns riktlinjer och rutiner hos er redan? Nedan annars några exempel på rubriker att ha med i en beredskapsplan vid otillgänglig digital resurs.

– Kritisk digital resurs: identifiera vilken/vilka och namnge. Sätt ev. prio på hur kritisk den är (hög, mellan, låg).
– Tid: ange hur lång tid utan tillgång till resursen som är ok för verksamheten.
– Konsekvens: om resursen inte kan användas, beskriv och ange om konsekvensen är allvarlig, måttlig, låg.
– Sannolikhet: ange ev. hur stor sannolikhet det är att resursen blir otillgänglig.
– Reservrutin: beskriv reservrutin(er), en handlingsplan över vad ni gör om resursen inte är tillgänglig. Kan vara flera rutiner.
– Ansvariga: utse ansvariga för reservrutinerna  i verksamheten och med partner/leverantör om de bistår. 

Att sätta prio och ange sannolikhet ovan, är något som kan göras i samband med att de kritiska digitala resurserna ska definieras, för att kunna avgöra i vilken ordning och hur omfattande beredskapsplaner ni ska göra. 

Exempel på digitala verktyg som kan användas i beredskapsarbetet:

Schemaverktyg

– Här görs ordinarie schema, men gör gärna även plan B och C, d.v.s. tänkbara schema utifrån scenarier där det råder hög frånvaro av lärare och/eller elever, där mindre grupper av elever behövs pga smittläge och ev. rekommendationer etc.

– Skapa trygghet i att veta vad som gäller om omställning behövs, genom att förankra planerna med de berörda.

Lokalbokningsverktyg

– Gör det möjligt för flera skolor att dela lokaler om behov uppstår. Det kan var lokaler på egna skolan och även lokaler som kan göras tillgängliga i kommunen/hos huvudman.

– Kartlägg lokalerna som finns och gör gärna en plan B och C för att vara förberedda på ett annat användande av lokaler.

– Skapa trygghet i att veta vad som gäller om omställning behövs, genom att förankra planerna med de berörda.

Resursplaneringsverktyg

– Kan användas för att kartlägga alla personalresurser som finns i samtliga verksamheter, inte enbart enskilda skolors.

– Gör gärna en plan B och C, där tänkbar omfördelning av resurser inom och mellan flera skolor finns.

– Skapa trygghet i att veta vad som gäller om omställning behövs, genom att förankra planerna med de berörda.

Verktyg för systematiskt kvalitetsarbete

– Undersök om det finns funktionalitet för beredskapsplanering där ni tillsammans i verksamheten kan ta fram handlingsplaner med tydliga åtgärder och ansvar.

Parallellt med det digitala stödet är det också viktigt att rektorer får vägledning av sina chefer. Det kan t.ex. innebära mer frekventa möten kring skolornas verksamhet än vad man normalt har, med fokus på organisationsplanering, budget, lagkrav kring undervisning, analyser av resultat kopplat till förstärkningar som behövs i undervisning osv. 

För ytterligare tips om olika digitala tjänster att använda, se Edtechkartan 

Tips i planerings- och beredskapsarbetet

Det digitala ekosystemet i sin helhet

Generellt (efter vårens arbete, när eventuellt nya tjänster tillkommit och använts):

Besluta vilka tjänster och produkter som ska användas framöver.

Se till att ni har ändamålsenliga och korrekta avtal inklusive PuB-avtal och SLA. 

PuB-avtal (Personuppgiftsbiträdesavtal) reglerar hanteringen av personuppgifter och ska bl.a. innehålla en bilaga med instruktioner till personuppgiftsbiträdet (den som hanterar uppgifterna åt er som personuppgiftsansvarig, oftast leverantören). 

SLA (Service Level Agreement) är det avtal som bl.a. reglerar hur ni tillsammans med leverantören ska agera när tjänsten inte är tillgänglig. När en tjänst är otillgänglig gör leverantören sitt för att få igång den igen och ni ert, med egna beredskapsplaner. Om schemat är otillgängligt, vad gör ni då? Hur länge fungerar verksamheten utan tillgång? Det här är frågor som finns besvarade hos er, om ni i samband med inköp (eller senare) arbetat med informationssäkerhet och risk- och sårbarhetsanalyser, men som nu kan behöva revideras utifrån nya situationer, scenarier, erfarenheter.

Informationssäkerhetsarbete

Här görs bl.a. en värdering (klassning) av informationen i tjänsterna (vilken sorts information det är, hur verksamhetskritisk den är, vilka lagkrav som finns osv).

Allt detta påverkar hur ni sätter upp och använder tjänsten. Och också hur ni ska göra om tjänsten är otillgänglig, om information sprids etc.

Det är inte enskilda skolor, rektorer och lärare som kan arbeta med de här frågorna, utan det behöver göras tillsammans med förvaltning, it-enhet, jurister, informationssäkerhetsansvariga.

Teknisk och pedagogisk support 

– Se över vad som gäller dels mellan er och leverantören och dels för användare så att det blir tydligt vilka supportkanaler som finns.

Användning av tjänsterna

– Ta fram riktlinjer och rutiner till verksamheten gällande de digitala produkter och tjänster ni har, hur de får och kan användas, vilka som måste användas, vilka som är frivilliga osv, t.ex. enligt “ska-bör-kan” användas.

Tillgång och inloggning: ta fram instruktioner till användarna hur de får tillgång till tjänsterna. Tänk på att ha en säker förmedling av information om inloggning, speciellt när det gäller tjänster som hanterar känsligare information.

– How-to: instruktioner och manualer i hur tjänsterna används från leverantörerna och/eller som ni själva anpassar.

– Tydliggör supportkanaler, så att användare (personal, elev, vårdnadshavare) vet vart de ska vända sig vid behov av såväl teknisk som pedagogisk support.

Kontocykelhantering 

– Se över er kontocykelhantering, d.v.s. hanteringen av hur användarkonton skapas, fördelas, uppdateras så att den fungerar säkert och effektivt.

– Vilka riktlinjer och rutiner har ni för kontohantering idag? Skapas konton manuellt eller via integrationer?

Vid behov av nya tjänster

– Se över de riktlinjer och rutiner ni har för hur personal ska göra om de hittar nya digitala tjänster de vill använda – vem de vänder sig till, hur inköp av nya tjänster går till, hur ev. gratistjänster får användas osv.

Vid beredskapsplanering:

Beredskapsplan vid eventuell omställning till ökad undervisning online

– Har ni integrationer mellan era digitala tjänster, se över hur de påverkas vid en eventuell förlängd termin, där eleverna behöver ha fortsatt tillgång till sina konton osv. När och hur sker uppflyttning av klasser och elever, påverkas rutiner för betygssättning etc.?

– Säker inloggning hemifrån, fungerar det utifrån så som ni har riggat er it-miljö?

– Hur ska teknisk och pedagogisk support hanteras – i egen regi eller tillsammans med partner/leverantör? Se över behov av förändringar i era rutiner om förutsättningarna ändras och support inte är tillgänglig mer än digitalt.

– Utbildning – planera för genomförande av utbildning i tjänsterna på distans, för vårdnadshavare, elever, personal.

– Digitala möten: planera för och se över lämpliga tjänster att använda vid en ev. omställning till digitala möten (föräldramöten, utvecklingssamtal, personalmöten, ledningsgruppsmöten, arbetslagsmöten etc.)

– Elevhälsans tjänster: beroende på ert nuläge, se över hur en digital process för elevhälsoarbetet kan se ut, vilka tjänster som finns utifrån krav på funktionalitet och säkerhet.

Beredskapsplan om digitala tjänster inte är tillgängliga

– Hur ska det hanteras ute i verksamheten, vem gör vad? Ta fram riktlinjer och rutiner, se till att de når ut – beredskapsplaner med åtgärder, ansvar etc.

– Identifiera vilka digitala resurser som är extra kritiska vid en eventuell omställning till undervisning online och ta fram/revidera era kontinuitets- och beredskapsplaner för dem.

Hårdvara och annan kringutrustning

Generellt (se även det digitala ekosystemet):

– Se över era avtal så att de är ändamålsenliga och korrekta

– Se över stödmaterial, att det finns tydliga instruktioner (bild, text, film)  i hur hårdvaran fungerar, installeras, hanteras, antingen via leverantören eller att ni själva tar fram och anpassar instruktionerna.

– Informera om ev. inloggning till olika tjänster kopplat till hårdvaran. Tänk på att ha en säker förmedling av informationen om inloggning, speciellt när det gäller tjänster som hanterar känsligare information.

– Hantering av ev. fel och skador, se över vad som gäller dels mellan er och leverantören och dels för användare.

Vid beredskapsplanering:

Beredskapsplaner vid ev. omställning

– Planera för hur utdelning av datorer/lärplattor ska ske om eleverna inte kan samlas i skolans lokaler på samma sätt som vanligt, t.ex. via utlämningsställen eller schemalagda utdelningar i skolans lokaler. 

– Besluta hur hantering av underskrift att man mottagit, läst regler för hantering av hårdvaran o.s.v. ska gå till 

– Teknisk support om förutsättningarna ändras (felavhjälpning, hårdvaruservice, ominstallation vid mjukvarufel osv). Ska det skötas i egen regi eller tillsammans med partner/leverantör?

Kommunikations- och administrationsplattformar

Generellt (se även det digitala ekosystemet):

– Se över era avtal så att de är ändamålsenliga och korrekta. 

– Användning av tjänsterna (riktlinjer och rutiner, tillgång och inloggning, pedagogisk och teknisk support, utbildnings- och stödmaterial osv).

Vid beredskapsplanering:

Beredskapsplaner vid eventuell omställning till ökad undervisning online

– Hur kan och får tjänsterna användas vid omställning till digitala föräldramöten, utvecklingssamtal, elevhälsosamtal, arbetslagsmöten etc. Ta fram beredskapsplan med åtgärder, riktlinjer, rutiner och stöd för användande.

– Utbildning – planera för genomförande av utbildning i tjänsterna på distans, för vårdnadshavare, elever, personal.

– Hur får ev. gratistjänster användas

Vid beredskapsplanering:

Beredskapsplaner om tjänsterna inte är tillgängliga

– Hur ska det hanteras ute i verksamheten, vem gör vad? Är några digitala tjänster mer kritiska än andra? Se över riktlinjer och rutiner, se till att de når ut – beredskapsplaner med åtgärder, ansvar etc.

– Finns andra kommunikationstjänster som kan och får användas som en plan B i er verksamhet?

– Manuella rutiner för administration av lärande – betyg, bedömning, åtgärdsprogram m.m., hur ska de se ut och fungera? Kan lärarna skapa egna tillfälliga dokument, finns säkra ytor att spara eventuell känslig information på osv. Behövs mallar för tillfällig dokumentation?

Undervisningsnära tjänster

Generellt (se även det digitala ekosystemet):

– Se över era avtal så att de är ändamålsenliga och korrekta.

– Användning av tjänsterna (riktlinjer och rutiner, tillgång och inloggning, pedagogisk och teknisk support, utbildnings- och stödmaterial osv).

– Låt lärare nyttja de prova-på-erbjudanden som finns för att kunna välja och värdera vilka digitala lärresurser som är lämpliga att använda i undervisningen utifrån syfte osv, men ha rutiner för hur det förmedlas, dokumenteras och om tjänsten sedan ska användas i undervisningen – se till att det är i linje med riktlinjer, rutiner, att avtal finns osv.

Vid beredskapsplanering:

Beredskapsplaner vid eventuell omställning till ökad undervisning online

– Hur kan och ska digitala lärresurser användas vid omställning till en ökad undervisning online? 

– Kom överens om några av de digitala lärresurserna är tjänster som ska användas av flera eller om de är frivilliga? Specifika prov- och bedömningstjänster, digitala läromedel etc. Tydliggör användningsområden och vilka tjänster som ev. är “ska-tjänster”, vilka övriga som finns att välja mellan. 

– Utbildning – planera för genomförande av utbildning i tjänsterna på distans, för vårdnadshavare, elever, personal.

Vid beredskapsplanering:

Beredskapsplaner om tjänsterna inte är tillgängliga

– Hur hanteras det ute i verksamheten, vem gör vad? Är några lärresurser mer kritiska än andra? Se över era riktlinjer och rutiner, se till att de når ut – beredskapsplaner med åtgärder, ansvar etc.

– Finns andra likvärdiga digitala lärresurser att använda som plan B?

– Analogt material att använda? 

– Manuella rutiner istället för prov- och bedömningstjänster – behövs stöd, mallar, instruktioner i var och hur man kan spara eventuella egenskapade prov och tester?

Läs mer

Kontinuitetshantering

Enligt MSB (Myndigheten för samhällsskydd och beredskap): att kontinuitetshantera en samhällsviktig verksamhet enligt processen: Planera – Genomföra – Följa upp – Förbättra, där kontinuitetshanteringen är under Genomföra med de tre delarna: 

1. Konsekvensanalys: identifierar aktiviteter i verksamheten, beskriver konsekvenser vid störningar, fastställer acceptabla störningsperioder, identifierar kritiska aktiviteter, kartlägger resurser, fastställer återställningstider för resurser.

2. Riskbedömning: identifierar risker, befintlig redundans (reservplaner), åtgärdsförslag (med beslutsmandat).

3. Genomför åtgärder: ta fram kontinuitetsplaner att använda vid bortfall av kritisk aktivitet/resurs med reservrutin, återställningsrutin, återgångsrutin 

Läs mer:
Kontinuitetshantering (MSB) med metodstöd

Scenarioplanering

Ett processtöd för scenarioplanering. Att utifrån tänkbara scenarier ta fram åtgärdsplaner (en sorts kontinuitetsplaner) med beskrivning av scenario, åtgärd, ansvar, tidsplan. Lite som försvarets Omfallsplanering. Om xx inträffar, vad händer då? Även som MSB:s att skapa och analysera Lägesbilder vid samhällsstörningar.

Scenarierna som samverkansprojektet Skola Hemma tagit fram vägledning och arbetsmaterial utifrån är:

Scenario A: En öppen skola, men med beredskap  

Scenario B:  En flexibel skola – både online och offline.  

Scenario CEn skola där restriktioner och beredskap behöver finnas en längre tid.

Läs mer: skolahemma.se
Ladda hem direkt

Scenarioplanering, ett stöd för skolorna under Coronapandemin (pdf)
Scenarioplanering, arbetsmaterial (ppt)

Informationssäkerhetsarbete

Och den värdering av informationens skyddsvärde (klassning) som genomförs utifrån Konfidentialitet (sekretess/åtkomstbegränsning), Riktighet, Tillgänglighet som sedan landar i säkerhetsnivå som styr hur man sätter upp it-tjänsten, kravställer, formulerar avtal osv.

Här ingår också en risk- och sårbarhetsanalys där risker (sådant som kan hända, typ scenarier) definieras, beskrivs och bedöms utifrån hur stor sannolikheten är att det inträffar och hur stor skadan blir. Det resulterar i sin tur i en åtgärdsplan med prioritering och ansvar. 

Läs mer:
Informationssäkerhet, metodstöd (MSB)
– KLASSA (SKR, verktyg informationsklassning och handlingsplan)

Synpunkter

Har du frågor eller funderingar gällande materialet?
Hör gärna av dig till oss – kontaktuppgifter här